ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS: CHECKLIST PARA LEMBRAR DE TUDO!

A organização de eventos é um desafio prazeroso, mas de muita responsabilidade. Logo, contar com o apoio de uma agência voltada a produção de eventos pode fazer toda a diferença. Com esse tipo de assessoria, você terá auxílio para manusear ferramentas inteligentes e funcionais que proporcionem controle sobre cada detalhe, como o Checklist. Um bom Checklist garantirá o melhor planejamento e execução de tarefas para garantir o sucesso de seu trabalho.

Entre as principais funções do Checklist, está o controle de tudo o que for relativo à rotina de seu evento – da pré-produção à finalização. Para que você entenda como essa ferramenta simples, mas indispensável, ajudará na sua rotina gerencial, trouxemos algumas dicas essenciais para montar um Checklist perfeito para seu evento. Confira!

 

O QUE COLOCAR NO CHECKLIST NA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Durante o desenvolvimento de um Checklist com o auxílio de sua agência de confiança, será essencial demarcar o cronograma de atividades com informações sobre as diferentes fases de execução de um projeto.

A principal característica de um Checklist é ter organização impecável para proporcionar uma leitura fácil e dinâmica de seus itens.

Ao definir quais serão os principais planejamentos junto a uma agência de eventos, você desenvolverá um primeiro Checklist nomeado como “Visão Geral”, onde estarão descritas as principais informações, como:

  • Dados do cliente
  • Tipo de evento
  • Objetivos
  • Período do evento
  • Período de locação
  • Tema principal
  • Número de convidados
  • Serviços oferecidos
  • Atividades programadas
  • Resultados esperados

Ao lado de cada item, descrições com detalhes pontuando datas.

 

CHECKLIST DE PRÉ-EVENTO

A etapa de pré-evento exige preparação completa sobre todos os itens fundamentais para o evento acontecer. É neste momento que você deverá alinhar com sua agência os principais detalhes operacionais para organização de eventos.

Entre estas descrições, estão:

  • Setores e atividades
  • Coordenadores de cada setor / atividade
  • Fornecedores e seus contatos
  • Situação dos pedidos realizados
  • Prazos para conclusão
  • Pagamentos realizados e pendentes

 

CHECKLIST DE COLABORADORES

Agora, sua agência, especializada em organização de eventos, se reunirá com você para estruturar outra aba fundamental: a dos colaboradores. Para isto, estarão inseridas as atividades de todos os que irão trabalhar no evento, bem como a quantidade estimada de profissionais em cada cargo e o nome de todos.

Nesta lista, você poderá ter:

  • Recepcionistas
  • Manobristas
  • Monitores de recreação
  • Garçons
  • Cozinheiros
  • Fotógrafos
  • Operadores de som, vídeo e iluminação
  • Seguranças
  • Mestre de cerimônia
  • Palestrantes
  • Atrações e performances
  • Outros

 

CHECKLIST DE BAR, COPA E ALIMENTAÇÃO

As agências de eventos estruturam esta lista de acordo com o número e perfil do público esperado. Nesta lista, você terá o controle da quantidade de alimentos, bebidas necessárias, materiais de copa, etc..

Entre as descrições desta lista, estão:

  • Estoque de alimentos
  • Bebidas Armazenadas
  • Materiais descartáveis
  • Material para copa
  • Uniformes dos colaboradores
  • Sinalização
  • Outros

 

CHECKLIST DE ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL E LAYOUT

Nesta parte da sua planilha, estarão elementos que darão estrutura aos colaboradores e acomodarão os convidados:

  • Balcões ou mesas para recepção
  • Mobiliário com mesas e cadeiras
  • Guichês de acesso ou catracas
  • Palco
  • Fitas de isolamento de área, cercas de contenção
  • Iluminação
  • Audiovisual
  • Equipamento de tradução simultânea
  • Equipamento de votação
  • Distribuição de materiais dos patrocinadores
  • Peças cenográficas e de ambientação
  • Objetos decorativos (vasos, flores, etc.)
  • Outros

Lembre-se de que boa parte destes itens já terão sido definidos no pré-planejamento com sua agência de eventos.

 

DISTRIBUA OS CHECKLISTS PARA OS COORDENADORES DE ÁREA

Uma vez fechado o evento, a agência organizadora enviará as devidas planilhas para cada coordenador de área. Estes serão responsáveis pelo cumprimento das metas presentes no Checklists. Consultas poderão ser realizadas no decorrer do evento para saber se está tudo conforme o planejado.

As planilhas dos coordenadores de área devem se desdobrar em outros Checklist menores que facilitarão a organização visual de cada detalhe, proporcionando rapidez nas correções.

 

DISCIPLINA NO CUMPRIMENTO DO CHECKLIST É FUNDAMENTAL

Ao final de cada dia os coordenadores de área relatarão à agência que organizou o evento, quais foram as principais dificuldades no cumprimento das metas. Desta maneira, rápidas soluções serão definidas.

Lembre-se de que a agência contratada terá o compromisso de colaborar para gerar a melhor experiência possível ao público.

Cobre transparência no gerenciamento dos Checklists para que o resultado alcance o impecável.

Embora simples, os Checklists são ferramentas fundamentais para gerenciamento de eventos, garantindo que o seu evento seja um sucesso absoluto.

E então, gostou das dicas sobre como as agências de eventos usam Checklist? Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário ou entre em contato!

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